第一章 总则

第一条 为规范中华思源工程基金会（以下简称基金会）项目的管理，确保项目全流程的合法合规、科学合理，维护基金会、捐赠方和受益方等相关方的合法权益，根据《中华人民共和国慈善法》《公益事业捐赠法》《基金会管理条例》《民间非营利组织会计制度》《慈善组织公开募捐管理办法》等相关法律法规以及《中华思源工程基金会章程》，制定本制度。

第二条 本制度所规范的项目是指符合基金会宗旨和业务范围，由捐赠方（或发起方）与基金会协商或由基金会自行开展的，具有特定目的、特定资源、特定期限的公益慈善工作。

第三条 项目分类

（一）根据项目发起方的不同，基金会项目分为自主项目、合作项目两大类。自主项目是指由基金会自行开发并设立、主导项目执行工作的公益项目；合作项目是指由捐赠方（或发起方）设计，在基金会设立，并联合基金会开展项目筹款、项目执行等工作的公益项目。

（二）合作项目通常采取专项基金、联合立项、合作募捐等方式开展，具体模式由理事长办公会根据合作方资质及项目需求审定。

第四条 基金会在业务范围内开展活动，重点围绕文化教育、医疗卫生、乡村振兴、生态环保、社区服务、应急救援六大领域开展公益项目或活动。

第五条 本制度适用于基金会所有项目的全流程管理，包括项目设立、实施、财务管理、监测与评估、风险管控、信息公开、变更、结项、档案管理等内容。

第六条 项目管理需遵循以下原则：

（一）党建引领原则：重大项目决策须经基金会党组织前置审议，确保政治方向正确；

（二）依法合规原则：严格遵守法律法规及行业规范，符合基金会章程及业务范围；

（三）透明公开原则：项目信息及时、准确、完整向社会公开，接受捐赠方及公众监督；

（四）风险可控原则：建立全流程风险评估机制，对合作方、资金使用、执行效果等进行动态管控。

第二章 项目管理机构与职责

第七条 理事会是基金会最高决策机构，在项目管理中的职责包括：

（一）审定项目管理相关制度；

（二）审定年度收支预算及决算；

（三）决定重大业务活动计划，包括资金的募集、管理和使用计划；

（四）批符合“三重一大” 标准的项目；

（五）审批公开募捐项目用途变更及重大合作协议。

第八条 理事长办公会在项目管理中的职责包括：

（一）拟定基金会项目管理制度，提交理事会审议；

（二）组建项目管理机构，构建并完善项目管理体系；

（三）拟定项目战略规划，具体落实项目发展战略；

（四）审定年度项目工作计划，提交理事会审议；

（五）组织实施年度筹款目标和执行计划，检查年度完成情况；

（六）审批项目的立项、实施、调整、终止、结项；

（七）分析、研究和解决项目管理中的重要问题；

（八）安排、检查和指导各项目管理部门的工作；

（九）审定合作方资质及项目执行方案；

（十）理事会授权的其他相关工作。

第九条 项目部门是项目管理的“第一负责人”和具体执行部门，主要职责包括：

（一）按照基金会发展战略，拟定本部门项目发展规划、年度工作计划；

（二）开展项目调研、拟订并完善项目实施方案或项目手册，拟定立项材料；

（三）负责项目全流程执行与管理，包括项目合作方筛选、项目进度跟踪与日常管理、检查验收、定期汇报、成效评估等，确保项目按签署的相关协议或实施方案稳健执行；

（四）按照档案管理要求定期对项目和活动档案进行归档；

（五）按照信息公开要求定期对项目和活动信息进行披露；
（六）定期向理事长办公会汇报项目进展及风险预警。

第十条 职能部门职责

（一）财务部：负责项目资金专户管理、预算审核及财务监督，确保专款专用，提供财务风险提示；

（二）宣传部：统筹项目宣传，规范使用基金会品牌标识，审核对外发布内容；

（三）基金会网络信息部提供网络筹款方面的支持。

第三章 项目立项

第十一条 基金会项目需符合以下条件：

（一）符合《中华人民共和国慈善法》及相关法律法规、公序良俗的要求；

（二）符合基金会的宗旨和业务范围；

（三）充分考虑公益性、可行性、实效性、持续性，坚持项目实施效益最大化原则；

（四）项目方案可行（含受益对象界定、执行步骤、预算明细）、预算合理；

（五）合作方（如捐赠方、执行方等）不存在被列入严重违法失信名单、重大税收违法案件当事人名单、失信被执行人名单等情形，或其他可能严重影响公益目的实现的风险情况；

（六）启动资金能够达到基金会相关要求。

第十二条 基金会项目的立项流程包括三个环节，分别是预审批、项目完整方案设计、立项审批。

第十三条 预审批

（一）自主项目预审批由基金会项目部门提交；合作项目由基金会对接部门核实捐赠方（或合作方）资质后提交。

（二）基金会项目管理小组负责预审批，重点核查：

1、项目是否符合本制度第十一条所述标准；

2、合作方信用记录（通过 “信用中国”“企业信用信息公示系统” 等平台查询）；

3、项目与基金会宗旨的契合度及风险等级；

4、启动资金落实情况。

（三）预审批相关流程包括：征询专家意见、内部磋商、专家评审会等，得出初步结论后向分管副秘书长进行汇报，必要时可召开专题会进行讨论。

（四）如在预审批阶段，发现对方个人、机构（或机构主要负责人）有重大舆情、信用不良记录、行政处罚记录等可能带来风险的情况，或在以往其他公益合作中曾出现重大问题，则不予合作。

第十四条 方案设计。基金会项目申请设立时，要提交填写完整的《项目立项申请书》，主要内容包括但不限于：

（一）项目概述；

（二）项目背景、前期调研及可行性分析；

（三）项目目标；

（四）项目受益对象；

（五）项目合作方；

（六）项目预算；

（七）项目执行计划（含实施周期、阶段任务、合作方分工）；

（八）项目监测评估计划；

（九）项目风险及应对策略；

（十）项目可持续性等；

（十一）关联交易说明（如涉及理事、监事及关联企业，需单独披露）。

第十五条 立项审批

（一）所有项目立项均需经过理事长办公会批准；

（二）符合“三重一大”规定的项目，需按照《中华思源工程基金会“三重一大”决策管理制度》相关条款执行；

（三）公开募捐项目需在民政部门备案，同步提交募捐方案及信息公开承诺。

第十六条 项目名称规范。

（一）基金会项目应使用带有基金会全称的规范名称，即“中华思源工程基金会项目”或“中华思源工程基金会专项基金”，不得省略基金会全称；

（二）捐赠方（或发起方）冠名须经理事长办公会审批，在项目合作期内有效，名称不得含商业宣传内容，原则上不使用个人姓名或商品品牌。

第四章 项目实施

第十七条 项目启动后，项目部门应当指定专门人员负责项目实施阶段的全流程管理工作，包括日常管理、定期汇报、检查验收等，以确保项目按计划有序推进、资金筹集与使用按预算推进、项目成效达到预期。

第十八条 项目年度计划应当作为年度内项目执行的基础，但不因此而限制项目的实施与发展；如果在实施过程中出现新的项目机会或项目关键因素发生重大变化，在充分论证的基础上可适当对年度计划进行调整。

第十九条 项目实施过程中要严格执行合同管理制度，凡涉及各相关方责任、权利、利益关系的事项，须签订合同，以规范当事人行为，保障基金会与合作方的合法权益。

第二十条 进行公开募捐的项目须按照相关要求规范开展公开募捐活动备案、基金会互联网募捐审批和募捐期间的项目执行与信息公开等工作。

第二十一条 大额、定向捐赠须与捐赠方签订《捐赠协议》，明确资金用途、资金使用方式、捐赠方权益等。捐赠到账后，基金会项目部门按照协议约定使用捐赠资金，并在执行过程中做好捐赠方管理和服务。

第二十二条 针对执行周期在3年以上或金额在1000万元（现金）以上的项目，应制定出完整、全面的《项目管理手册》，项目实施过程中可进行必要的更新或调整。

第二十三条 《项目管理手册》通常包括以下内容：

（一）项目介绍；

（二）项目执行标准；

（三）项目活动/服务开展细则：各环节操作流程、配套工具或模板；

（四）项目财务管理细则：各环节操作流程、配套工具或模板；

（五）项目的资金筹集与管理；

（六）项目传播；

（七）项目监测与评估；

（八）项目风控；

（九）项目调整；

（十）项目结项。

第二十四条 公开募捐周期超过6个月的，至少每3个月公开一次募捐情况，公开募捐活动结束后3个月内应当全面公开募捐情况。项目实施周期超过6个月的，至少每3个月公开一次项目实施情况，项目结束后3个月内应当全面公开项目实施情况和募得款物使用情况。

第二十五条 项目进度汇报可使用《项目季度报告》《项目年度报告》模板，内容包括：

（一）项目概览（项目名称及简介、收支情况、实施地域、受益情况概要）；

（二）此阶段项目活动开展情况（此阶段已经完成的项目工作，分模块/维度来描述）；

（三）此阶段项目取得的成果（以产出目标为主，如已实现部分成效目标也可进行说明，与项目方案和实施计划中有关部分相对应）；

（四）下一阶段实施计划：包括额外需要的支持，可预见的项目调整需求、其原因说明以及计划如何调整，如何解决项目调整带来的问题与挑战等。

第二十六条 执行方管理

（一）根据项目需要，可以委托执行方负责整个项目或部分项目活动的实施。合作前，基金会项目执行团队须对有意向的合作方进行必要的筛选和考察，并在执行过程中对接受委托的执行方进行全面监督和管理。

（二）项目执行方出现如下情形，项目部门应当暂时停止项目并启动调查：

1. 未按照协议约定或项目预算，擅自使用资金的；

2. 未按期完成，或未征得基金会同意擅自变更项目内容的；

3. 提供虚假材料，如项目报告、财务报告或财务原始单据等；

4. 拒绝配合财务审计、合规审计或第三方评估等监督检查的的；

5.  存在重大舆情或其他影响项目正常实施情形的。

（三）调查确认违规的，终止合作并追究责任，剩余资金收回，必要时通过法律途径解决。

第二十七条 项目宣传工作由基金会相关部门或项目执行方根据需求进行规划，在对外宣传中须规范使用项目名称和基金会品牌标识。重大对外宣传活动须按照基金会的审批流程获批后方可执行。

第二十八条 项目调整

项目应当严格按照法律法规、章程及募捐方案管理和使用募得款物。确需变更实施内容或预算的，需提交《项目调整申请书》，说明原因及调整方案，由理事长办公会或理事会审批；

（一）调整涉及公开募捐资金用途的，须经理事会审议通过并报业务主管单位同意后，向民政部门备案，同步向社会公开；

（二）定向募捐所得必须取得捐赠人书面同意。无法联系捐赠人的，需公告(如官网、媒体)至少30日无异议后，用于相近公益目的的项目，并同步向社会公开。

第五章 项目财务管理

第二十九条 基金会项目收支按项目名称实行专项管理。捐赠款项全部通过基金会指定账户入账，捐赠物资按照物资接收流程入账。执行过程中实行专款（物）专用。根据捐赠协议提取的管理费由基金会统一管理。

第三十条 项目提取的管理经费用于开展相关活动、项目执行和行政办公等必要支出。对货币基金捐赠，原则上按不超过10%的比例列支项目管理经费，特殊情况可商议解决。

第三十一条 项目部门与财务部门须严格按照项目年度工作计划，合理、合规做好项目预算申请、报批工作，项目预算金额要做到合理、准确。

第三十二条 项目资金使用遵照“谁管理、谁负责”的原则，须按照基金会签批流程逐级审批后再行执行，不得超出项目已筹集的款物金额。项目部门或外部合作方在申请使用资金时要提供符合基金会要求的用款申请、项目执行计划、相关协议等材料。由财务部负责建立项目管理台账。

第三十三条 项目资金支出涉及采购的，严格按照基金会物资或服务采购流程办理，根据实际情况采用招标、竞争性谈判、单一来源采购或询价、询比等方式确定供应商，具体按《中华思源工程基金会采购管理制度》执行。

第三十四条 基金会项目管理人员须按照项目财务管理规定做好项目支出票据原件的收发工作，并完整地留存项目经费使用的文档留痕，做到有据可依、有据可查。

第六章 项目监测与评估

第三十五条 日常监测

（一）项目部门在项目实施过程中，通过实地抽查、电话回访、资料审核等方式，对项目进度、项目资金使用情况与利用效率、项目实施质量、项目目标达成情况等进行常态监测，以保证项目实施质量；

（二）财务部每年对项目资金使用进行检查，重点检查是否符合预算及协议约定。

第三十六条 阶段监测

（一）根据项目实施情况，项目部门可按照季度、半年期或一年期等周期开展专项监测。如有必要，基金会秘书处可对项目进行抽查；

（二）项目中期（实施周期过半时），项目部门可以依据各项目所报的申请材料、各阶段的项目报告、项目实地调研情况、参与专家意见等，对项目的执行和运行情况进行内部评估，必要时可以邀请专家或利益相关方参与，形成《中期评估报告》；

（三）评估中认为需要改进、调整的意见和建议，项目部门应及时调整。评估发现偏离目标的，需制定整改方案，报理事长办公会审批后实施。

第三十七条 结项监测

（一）项目结束后，项目部门提交《结项报告》，包含：

1、 目标完成情况（与立项时对比）；

2、 财务决算（与预算对比）；

3、 社会效果（受益方反馈、媒体报道等）；

4、经验总结及改进建议。

（二）1000 万元以上项目或重大合作项目，如有必要，

可以委托第三方机构开展结项评估，评估结果向社会公开。

第三十八条 如需第三方机构进行评估，项目部门须明确评估目的、评估范围、评估工作时间表、预算等，按照基金会的审核签批流程获得审批后再行落实。

第三十九条 对于业务主管单位、登记机关和基金会理事会监事会的检查与监督，项目人员应积极配合，并按要求提供有关材料，如实反映项目开展情况。

第七章 项目风险管控

第四十条 项目部门在项目实施过程中应定期开展项目自查，通过电话抽查、实地探访等形式进行检查、控制和纠偏，保证项目实施进度和质量。

第四十一条 项目自查工作的重点内容如下：

（一）检查项目实施是否严格执行文件规定的项目操作标准；

（二）检查项目实施是否按计划达到规定的进度、质量要求；

（三）根据合规、财务和法务等部门提出的有关问题进行检查；

（四）合作方征信与舆情变化。

第八章 项目信息公开

第四十二条 项目信息公开要体现“及时、准确、完整、真实”的原则，让捐赠方、社会公众及有关单位能够及时获取和查阅披露信息。

第四十三条 项目信息公开要符合《中华人民共和国慈善法》、《慈善组织公开募捐管理办法》等规章制度中对信息公开的规定，以及基金会信息公开管理制度中的相关要求。

第四十四条 基金会项目的信息公开渠道包括基金会官网、社交媒体官方账号、民政部门网站、互联网募捐信息平台等。

第四十五条 隐私保护。公开信息中涉及捐赠方、受益对象个人隐私的，需进行脱敏处理，法律法规另有规定的除外。

第九章  项目结项或终止

第四十六条 结项条件

（一）完成项目全部预定目标；

（二）资金使用完毕且符合预算及协议约定；

（三）完成《结项报告》，相关佐证材料（如受益方确认书、财务凭证）齐全。

第四十七条 结项程序

（一）基金会项目部门须按照基金会要求完成项目核算清查和验收工作，并出具《项目结项报告》，经财务部门审核，涉及公开募捐的还应经网筹部门审核，获得理事长办公会批准后，项目方可结项；

（二）结项审批通过后，在 3 个月内完成信息公开及档案归档。

第四十八条 《项目结项报告》包含以下内容：

（一）项目背景、目标、项目模式；

（二）项目开展情况；

（三）项目已经取得的成果和预期效果实现情况；

（四）分析超过或未达到预定考核内容与指标的原因；

（五）项目实施、管理的经验、改进意见和建议；

（六）项目相关财务资料；

（七）项目相关证明材料；

（八）其他有必要写入结项报告中的内容。

第四十九条 剩余资金使用。剩余资金按以下方式处置：

（一）捐赠协议有约定的，按约定执行；

（二）与捐赠人签署补充协议，按约定执行；

（三）无约定的，或无法签署补充协议的，用于同类公益项目，并向社会公开说明。

第五十条 项目终止条件。在项目执行中发生以下情形，基金会有权终止该项目：

（一）发生有悖于基金会宗旨，甚至违反相关法律法规规定的情形；

（二）项目在约定执行周期内无法按照所报申请材料中承诺正常开展的；

（三）项目发起方无力继续开展，并提出书面终止申请；

（四）项目在执行过程中偏出既定目标且无整改或整改两次不到位的；

（五）项目缺乏公开透明和相关评估、审计的；

（六）因政策调整、不可抗力等导致项目无法继续实施的。

第五十一条 项目终止程序

（一）项目部门提出《项目终止申请》，说明原因及剩余资产处置计划，报理事长办公会（常规项目）或理事会（重大项目）审批；

（二）项目终止后，基金会需妥善处置剩余财产，优先用于同类公益项目或移交其他慈善组织继续实施，并在信息公开平台说明受益人安置情况。

第十章 项目档案管理

第五十二条 项目档案应包括项目全流程中产生的正式文件以及有必要保存的非正式文件，如基金会“报字”审批、用款申请、项目执行方案、采购协议、资助协议、受益人情况等材料。

第五十三条 基金会项目部门负责项目档案的收集、整理、立卷等工作，项目部门责统一装订、档案保管等工作。

第五十四条 项目档案包括：

（一）项目立项阶段：《项目立项申请书》、《项目实施方案》及同意立项的相关审批等文件，如涉及合作机构，机构简介、资质证明等一并纳入项目档案管理；

（二）项目实施阶段：基金会“报字”审批、用款申请、项目执行方案、项目实施合同或协议（捐赠协议、合作协议、采购协议、资助协议等）、三方比价（按需）、受益对象介绍、验收资料、项目季度报告（按需）、年度总结报告、项目照片或视频等，各项目档案内容依据项目类型、捐赠方式、资助形式等具体情况确定。如涉及《项目管理手册》、项目评估报告、项目审计报告等资料，一并纳入项目档案管理；

（三）项目终止阶段：项目终止方案及审批材料、项目结项报告等资料。

项目档案归档范围及保管期限详见附件。

第五十五条 项目档案按照基金会自主项目、合作项目（含专项基金项目）名录分别立卷，“报字”审批及相关附件按文号顺序排列，以自然年度立卷，不同年度的文件一般不得放在一起立卷。各部门项目档案立卷后统一交至办公室，部门自行保存的，应编制档案目录交至办公室。

第五十六条 根据档案管理需求，项目档案管理采取纸质档案和电子档案两种形式，项目重要资料需保证两种形式都有存档。

第十一章 附则

第五十七条 本制度经2025年7月23日基金会四届三次理事会表决通过，由基金会项目管理部负责解释。

第五十八条  本制度自发布之日起执行。

附件：

项目归档范围及保管期限