第一章 总则

第一条 为加强中华思源工程基金会（以下简称基金会）的行政管理，提高工作效率，保证各项业务高效运行，根据《中华人民共和国慈善法》等行业法律法规和《中华思源工程基金会章程》要求，结合工作实际，制定本制度。

第二章 公文处理规定

第二条 基金会公文是依据法规和授权在行政管理、公益管理、资助项目等各种公益慈善活动过程中形成的具有特定效力和规范格式的文书，是依法进行管理、指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况的重要工具。

第三条 公文处理是指公文的拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条 公文处理应当坚持实事求是、准确规范、精简高效的原则。

第五条 基金会各部门应当高度重视公文处理工作，严格执行公文处理的各项规定。

第六条 基金会办公室是公文处理的管理机构，主管基金会的公文处理工作并指导基金会各部门、各专项基金的公文处理工作。

第七条 基金会涉及的公文种类主要有：

（一）请示

适用于向领导机关、业务指导单位和基金会领导请求批示、批准的事项。

（二）报告

适用于向领导机关、业务指导单位和基金会领导汇报工作、反映情况、提出建议、回复询问。

（三）决定

适用于对基金会重要事项或者重大活动做出安排；奖惩有关部门、专项基金及人员；变更或者撤销相关部门不适当的决定事项。

（四）决议

适用于经过会议讨论或议定，要求贯彻执行的事项。

（五）批复

适用于答复各部门、专项基金的请示事项。

（六）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

（七）通知

适用于发布、传达要求各部门、专项基金周知或者执行的事项，批转、转发公文，任免和考核人员。

（八）通告

适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。

（九）公告

适用于对外宣布重要事项或者法定事项。

（十）函

适用于对同级或不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题等。

（十一）纪要

适用于记载会议主要情况和议定事项。

（十二）意见

适用于对重要问题提出建议和处理办法。

第八条 在公文处理工作中，应综合考虑职能权限和层级规格、单位间的隶属关系和行文方向、公文的行文目的和公文内容、文种的功能属性和适用对象等，正确使用文种。

第九条 公文一般由紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。

（一）紧急程度。应当根据紧急程度在首页右上方分别标明“特急”“加急”。

（二）发文单位标识。应当使用基金会全称即“中华思源工程基金会”加“文件”二字组成，也可以使用基金会全称“中华思源工程基金会”。

（三）发文字号。包括发文单位代字、年份、序号，应当在首页发文单位标识下方标明，年份、序号使用阿拉伯数字。

（四）标题。由发文单位名称、发文事由和文种组成，应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。

（五）主送单位。指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范简称、统称。

（六）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。

（七）附件说明。公文附件的序号和名称。应当在正文之后空一行、成文日期之前注明附件顺序和名称。附件顺序使用阿拉伯数字“1.”，附件名称后不加标点符号。

（八）成文日期。以基金会领导签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准；会议决定的事项以会议通过日期为准；成文日期用阿拉伯数字标全年、月、日。

（九）印章。公文除“会议纪要”以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办单位加盖印章。

（十）附注。公文印发传达范围或发文单位联系人、联系方式等需要说明的事项。

（十一）附件。公文正文的说明、补充或者参考材料。

（十二）抄送单位。除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位，应当使用单位全称或者规范化简称、统称。

（十三）印发单位和印发日期。应当在抄送栏下标明。

（十四）页码。公文页数顺序号。

第十条 公文用纸一般用国际标准 A4 型，大标题字体为方正小标宋简二号、一级标题为黑体三号、二级标题为楷体三号，三级以下标题同正文为仿宋三号，各级标题顺序分别为“一、”“（一）”“1.”“（1）”。

第十一条 严格控制发文数量，行文应当确有必要，注重实效。坚持精简高效的原则，减少例行性、转发类文件，突出文件的针对性和指导性。

第十二条 严格规范发文规格。属于各部门职权范围内的工作应由相应部门行文。

第十三条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的单位。

（一）对上行文应当遵循以下规则：

1. 原则上主送一个上级单位，根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位，不抄送下级单位。

2. 向上级单位报送公文，内容应当为需要报告的重大事项、上级单位要求报告办理情况的事项、须经上级单位审批或者决定的事项。

3. 下级单位的请示事项，如需以基金会名义向上级单位请示，应当提出明确意见后上报，不得原文转报给上级单位。

4. 请示应当一文一事，请示事项应当理由充分、条目清晰，“请示”与“报告”必须严格分开，不得在“报告”中夹带请示或者批准的事项。

5. 除上级单位负责人直接交办的事项并要求直接报送外，不得以基金会负责人名义向上级单位负责人报送“请示”“意见”和“报告”。

6. 上报的请示性或报告类公文，必要时应附相关背景材料、情况说明等。

（二）对下行文应当遵循以下规则：

1. 主送受理单位，根据需要抄送相关单位或部门。

2. 涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，可责令其纠正或者撤销。

（三）行政关系或业务关系不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题，应当使用“函”，不得使用“请示”或者“批复”。

第十四条 以基金会名义报送的文件，由相关部门或专项基金起草文稿，报相应负责人审批后送办公室核稿，经副秘书长审阅，秘书长、理事长签批后办公室统一编号、登记、印制。

第十五条 须以民建中央或民建中央相关部门发出的文件，经秘书长、理事长签批后由办公室送民建中央相关部门办理。

第十六条 公文签批的原件由办公室存档。

第十七条 中央统战部、民建中央、民政部以及其他上级单位来文：

（一）收文登记。基金会办公室统一对收到的公文逐件清点、登记，公文的主要信息应当详细记载。

（二）签批承办。批办性公文由办公室填写《文件呈批专用单》，并提出拟办意见报副秘书长、秘书长、理事长批示后转有关部门办理，需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。阅知性公文由办公室填写《文件传阅专用单》，并根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送基金会领导及相关部门负责人。

（三）办公室负责人员应及时掌握公文流转去向，督促承办部门按期办结。紧急公文应当明确办理时限，并由专人催办。

（四）办结后的报批原件由办公室存档。

第十八条 其他平行单位来文：

（一）批办性公文相关牵头或主办部门负责签收登记，报副秘书长、秘书长、理事长批示。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送基金会领导及相关部门负责人。

（二）办结后的报批原件由相关牵头或主办部门存档。

第十九条 公文的发布、阅读及印发传达范围应严格按照发文要求执行，确需变更的，应经基金会领导批准。

第二十条 公文的撤销和废止由发文部门或专项基金根据职权范围和有关规定执行。公文被撤销的，视作自始无效；公文被废止的，视作自废止之日起失效。

第二十一条 公文的清退或销毁应根据有关规定进行，个人不得私自销毁或留存公文。基金会公文由办公室统一用印和销毁。

第二十二条 公文办理完毕后，应当根据档案管理的有关规定整理并移交办公室归档。

第二十三条 两个部门以上联合办理的公文，原件由主办部门归档，相关部门保存复印件。

第二十四条 员工调离工作岗位时，应当将个人暂存、借用的文件按照有关规定移交、清退。

第三章 会议管理规定

第二十五条 基金会会议主要包含以下类别：

（一）理事会会议

（二）理事长办公会

（三）工作调度会

（四）其他会议

第二十六条 会议时间：

（一）理事会会议通常每年召开两次。如有三分之一理事提议，可随时召开理事会会议。

（二）理事长办公会，原则上每月召开一次。理事长或副理事长、秘书长可根据工作需要，提议召开理事长办公会。

（三）工作调度会，原则上每周召开一次。

（四）基金会年度工作会议，通常每年召开一次。

（五）其他专题会议、培训会议、洽谈会议等根据工作需要随时召开。

第二十七条 参会人员

（一）理事会会议参加人员包括理事、监事、基金会各部门负责人、专项基金管委会主任及其他需列席会议人员。未能到会的理事、监事可委托代表参加。

（二）理事长办公会参加人员包括理事长、秘书长、副秘书长，相关部门负责人视情可列席参加。

（三）工作调度会参加人员包括理事长、秘书长，副秘书长、相关部门负责人参加。

（四）其他会议根据实际情况确定参会人员。

第二十八条 会议内容

（一）理事会会议内容包括：

1.制定、修改章程。

2.选举、罢免理事长、副理事长、秘书长。

3.决定重大业务活动计划，包括基金的募集、管理和使用计划。

4.年度收支预算及决算审定。

5.制定内部管理制度。

6.决定办事机构、分支机构、代表机构的设立、变更和终止。

7.决定由秘书长提名的副秘书长和各机构主要负责人的聘任。

8.听取、审议秘书长的工作报告，检查秘书长的工作。

9.决定基金会的分立、合并或终止。

10.决定其他重大事项。

（二）理事长办公会内容包括：

1.贯彻落实上级党支部、理事会和监事会的决议。

2.研究制定年度工作计划、工作部署和审核秘书处提交的年度工作总结。

3.研究确定专项基金和公益项目设立、终止、合作协议续签以及重大公益项目合作事项。

4.听取秘书长、副秘书长的工作汇报，检查落实工作进展情况。

5.研究年度财务预算、慈善财产保值增值等投资业务、决定重大公益项目捐赠及支出，听取审计工作报告。

6.研究非限定性资金开支、表彰奖励、机构设置、员工招聘、人员晋升、人事调整等相关事宜。

7.其他需要由会议研究的事项。

（三）工作调度会内容包括：

1.各部门负责人汇报本周工作完成情况和下周工作计划。

2.研究重要公益活动、慈善项目的实施方案，上报理事长办公会、理事会审议通过后组织实施。

3.研究其他需要协调、督办的工作。

（四）其他会议内容根据实际情况确定。

第二十九条 理事会会议由理事长召集和主持，秘书长负责牵头筹备。理事长不能主持会议时，可指定副理事长代理主持。召开理事会会议，需提前5天通知全体理事、监事。理事会会议须有三分之二以上理事出席方能召开。

第三十条 理事长办公会由理事长召集和主持，秘书长负责协调确定会议议题，办公室负责汇总相关材料，通常提前3个工作日通知参会人员，并将相关材料报送参会领导。

第三十一条 工作调度会由理事长或秘书长召集和主持，各部门负责人准备汇报材料，办公室负责组织会议，做好会议记录和会议相关事项的督办。

第三十二条 其他会议的召开根据具体情况确定。

第四章 印章使用管理规定

第三十三条 本规定所称的印章主要包括：基金会公章、基金会电子公章、基金会办公室章、基金会财务章、基金会发票专用章、法定代表人人名章等。

第三十四条 基金会指定专人进行印章保管，不得擅自委托他人代管。未经基金会法定代表人许可，不得转交他人保管、使用和带出。负责保管印章的工作人员离职时，必须在有负责人在场的情况下办理印章的移交手续。

第三十五条 印章保管人员要坚持原则，严格按管理规定用章。严防遗失、盗盖事件发生。

第三十六条 印章的制发、启用、更换与废止必须遵守合法程序，基金会任何部门、专项基金和公益项目不得私自刻制印章。

第三十七条 印章启用前由办公室做好登记备案，并做好戳记，留样保存，办理交接手续后，交由部门单位使用。新印章启用后，原印章同时废止，并交回办公室统一封存或销毁。

第三十八条 基金会办公室负责保管“中华思源工程基金会”印章（以下简称“基金会公章”）“中华思源工程基金会”电子印章（以下简称“基金会电子公章”）“中华思源工程基金会办公室”印章（以下简称“基金会办公室章”）“法定代表人人名章”。

第三十九条 基金会财务部负责保管“中华思源工程基金会财务部”印章（以下简称“基金会财务章”）“中华思源工程基金会发票专用”印章（以下简称“基金会发票专用章”）。

第四十条 印章的使用范围：

基金会公章、基金会电子公章、法定代表人人名章适用于以基金会名义出具的公文、合同、协议、信件、证件、证书、报表等。

基金会办公室章、基金会财务章等各部门单位印章适用于以部门名义出具的公文、信件、证件、证书、报表等。

第四十一条 印章使用程序：印章使用须在办公系统上提交《用印审批》或《合同（协议）审批用印》流程，按程序经法定代表人或其授权人签批同意后，方可用印，由保管印章部门用印。

第四十二条 基金会各部门若线下填写《用印申请单》，需经部门负责人、基金会办公室主任、副秘书长审核，报秘书长、理事长审批通过后，由保管印章部门用印。各专项基金若线下填写《用印申请单》，还需经管委会主任/专项基金负责人、合作发展部负责人审核。

第四十三条 用印时要按照核定的份数，盖在文件成文日期处，齐年盖月。根据文件格式的要求，也可加盖在其它指定位置，但不得在未覆盖文字等空白处加盖印章。签订的合同、协议需加盖骑缝章。

第四十四条 严禁在空白介绍信、公文纸、信纸上加盖印章。

第四十五条 印章管理部门须保存印章申请、使用、登记等相关材料。所有使用印章的合同、协议或重要文件应留备份件。

第四十六条 严禁未经批准私自使用印章，违者根据情节轻重给予相应处分，直至追究有关责任人的法律责任。

第五章 证书管理规定

第四十七条 本规定适用范围：基金会法人登记证书正副本、慈善组织公开募捐资格证书正副本、开户许可证、中国社会组织评估等级证书、荣誉证书、捐赠证书、志愿者证书等。

第四十八条 基金会法人登记证书正副本、慈善组织公开募捐资格证书正副本、开户许可证、中国社会组织评估等级证书管理的责任部门为办公室。办公室指定专人负责保管并建立使用登记制度。

第四十九条 基金会法人登记证书正本、慈善组织公开募捐资格证书正本悬挂在办公室。

第五十条 各类荣誉证书、捐赠证书、志愿者证书原则上需使用基金会统一模板。如使用单独定制模板的，需经基金会领导审批通过后方可使用。

第五十一条 各类证书正本、副本原件原则上不外借，确需外借的应填写申请，经基金会领导签批同意后方可外借，并由基金会工作人员保管使用。借用证书复印件需填写用印审批单，按审批权限签批后使用。

第五十二条 证书管理人员工作变动时，应严格办理交接手续。

第六章 公务接待管理规定

第五十三条 本规定所称公务接待，是指基金会接待因公务活动来访的外来人员。涉外接待，按外事活动有关规定办理。

第五十四条 所有公务接待实行经费预算管理，实行事前审批制度。一般来会拜访及公干人员原则上不留餐。确实需要公务接待的，按照一次一申请原则，报基金会领导批准后方可进行接待。

第五十五条 公务用餐接待安排的用餐场所应当注意节俭，以供应家常菜场所为原则，不得使用私人会所、高消费餐饮场所。

第五十六条 公务接待实行对口接待，严格控制陪同人数。接待费用原则上参照以下标准执行：

第五十七条 涉及到基金会领导的公务接待由办公室负责提出申请，报基金会领导审批。各部门（含专项基金）发生的公务接待，由相应部门提出申请，报基金会秘书长审批。

第五十八条 公务接待须填写《公务接待审批表》。审批表须列明接待事项、来客姓名、单位、人数、落实具体接待工作的负责人、陪餐人员等。

第五十九条 未经报批的公务接待，用餐费用原则上不得报销。确因特殊原因来不及按正常程序报批的公务接待，需向基金会领导说明原因，接待工作结束后，由接待负责人补办审批手续。

第六十条 接待工作完成后，原则上实行一次一结账，接待部门将《公务接待审批表》和相关票据交至财务部，按相应流程和要求报销。

第七章 公务车辆使用管理规定

第六十一条 总则

本规定所指驾驶员包含基金会专职司机、办公室司机兼行政岗位人员和其他因工作需要驾驶公车的人员。

第六十二条 公车使用范围

公车仅用于保障基金会公务用车，使用范围包括：

（一）公务活动（如会议、调研、出差、接待、物资运输等）。

（二）保障工作人员携公章、执照、档案等重要材料外出办理公务或办理现金业务、银行业务、涉密公务等。

（三）紧急突发事件处置。

（四）其他经会领导批准的合理用途。

原则上除会领导或各部门集体外出进行公务活动外，单独一人在北京城六区办事（上述第2条除外）不安排公车。外单位借用公务车，须经秘书长及以上领导批准。

第六十三条 使用管理

（一）管理部门：基金会办公室负责公车的统一管理和调配，并对公车使用情况进行记录和监督。

（二）管理原则：公车管理遵循“统一管理、严格审批、厉行节约、安全高效”的原则。严格遵守“八项规定”，严禁公车私用、私车公养，不得既领取公务交通补贴又违规使用公务用车。

（三）使用程序：

1. 使用车辆须提前一天通过企微OA平台提交用车申请，说明用车事由、地点、时间等，经审批后，由办公室综合考虑用车的先后、人数和轻重缓急，安排车辆。

2. 各部门不得私自出车。市区以外用车须按指定的路程行车并按时返回，不得随意改变行程，确遇特殊情况，需要改变行程，须向办公室报备。

3. 车辆使用结束后，应按规定停放至固定车位，驾驶人员应将钥匙交还办公室，并就公车的使用情况进行交接。

（四）停放保管：公车不使用时，统一停放在基金会指定的车位。法定节假日及无公务出车任务时，公车应在本单位指定区域停放，任何人不得擅自使用。除因公出京外，公车原则上不应在单位外隔夜停放。

（五）使用责任：公车应由办公室指派专门驾驶员，原则上司机以外的人员不得私自驾驶公车，如有特殊情况应通过会领导审批。驾驶员应严格遵守《中华人民共和国道路交通安全法》和本规定，行车时应带齐所有证件供交通部门备查，严禁酒后开车，不开故障车，行车途中不得拨接通讯工具。

（六）违章和事故处理：

1. 因驾驶员违规操作或违规用车导致违章和事故的，个人承担相应责任（扣分或罚款），情节严重的（发生人员伤亡、造成2000元以上经济损失或不良社会影响的），视为严重违反劳动纪律。

2. 驾驶员在收到交管部门发出的车辆违章通知后应第一时间上报办公室，并于10个工作日内处理完违章罚款相关手续。

3. 发生交通事故驾驶员应立即报警并上报车辆管理部门，并配合办公室办理保险理赔及善后工作，不得隐瞒事故真实情况，不得擅自销毁、篡改行车记录仪内容。

（七）记录台账：

1. 行车记录。每辆公车上设置《车辆行驶记录表》，记录内容包括：出车时间、地点、里程、油耗、费用等信息。使用前驾驶员应核对车辆里程表与上一次用车的记载是否相符，如不相符应进行登记。驾驶员应对行程进行如实登记，每月由办公室核实后存档。

2. 加油记录。严格执行“一车一卡”加油制度，驾驶员只能使用车辆配备固定加油卡加油，并每月通过加油卡系统导出加油记录。办公室对公车的加油记录按月留存备查。

第六十四条 车辆管理

（一）处置更新：公车纳入基金会固定资产管理，使用年限超过8年的可以报废更新；达到更新年限仍能继续使用的，应当继续使用。因安全等原因确需提前更新的，应当由第三方专业机构出具评估意见后，报理事长办公会批准。

（二）公车配置：公车标配行车记录仪、灭火器、标识牌、清洁用品，安全锤、加油卡（一车一卡，记录加油时间、金额和里程）。

（三）维修保养：办公室负责监督检查公车按行驶里程或时间周期进行保养，并对车辆维修、保养、年检和保险购置情况进行登记形成台账。驾驶员负责公车日常清洁、安全检查及简单故障排查，发现故障应及时报修，严禁驾驶存在安全隐患的车辆。维修保养需在指定维修点进行，费用经审批后报销。

（四）公车费用包括：燃油费、过路过桥费、停车费、维修保养费、机动车辆保险费、ETC、年检费用、购置车上用品费用、处理违章和事故产生的费用等。其中，维修保养费、保险费、购置车上用品费用等应由办公室先上报费用明细和比价单等材料，通过审批后方可支出报销；燃油费、过路过桥费、停车费、ETC、年检费用、处理违章和事故产生的费用等应由驾驶员自费用产生之日起10个工作日内完成报销审批手续。

第六十五条 违规处理

所有违反本规定使用车辆视为严重违反劳动纪律，单位可根据《劳动合同法》与相关人员解除劳动合同并追究相应责任损失。

第八章 办公场所管理规定

第六十六条 全体员工应自觉遵守公共区域管理规定，保证办公设施正常使用，做到谁使用、谁维护，责任到人。

第六十七条 爱惜使用公共区域的物品设备，不得随意移动或取走公共区域摆放的物品。发现办公设备（包括通讯、照明、影音、家具等）损坏或发生故障时，员工应立即报修，以便及时解决问题。

第六十八条 保持公共区域的整洁、卫生，禁止随地吐痰、扔纸屑，不得向窗外扔垃圾，应主动清洁地面杂物。

第六十九条 办公室是公共区域管理的归口职能部门，行使日常管理、监督、检查职能。

第七十条 电脑显示器上不允许放置任何物品，办公桌上所有物品和办公位桌下主机及其他物品应摆放整齐。

第七十一条 办公区域走道上无垃圾篓和办公椅出现,个人用垃圾篓放在桌面板下或椅子内侧，即满即倒。

第七十二条 个人工位和公共位应按照基金会提供的标准模板进行标识。部门用碎纸机、打印机应摆放在公共位，复印纸等应尽可能摆放在推柜内，确需在外摆放的必须做到横竖整齐。办公区域的文件柜上不允许放置任何物品，文件柜的标识牌需统一格式。公共位物品的整理，部门应指定责任人。

第七十三条 员工要将自己的纸质及电子文件资料分类归档，查询时都有规可循；下班前，凡载有基金会保密信息的文件资料必须入柜加锁保存，部门负责人监督执行。

第七十四条 下班时桌面上除整齐放好的必要办公物品外，其余物品、文件资料应全部收进办公柜。随手关灯、关电脑（含主机、显示器等）、打印机、饮水机等电器，并切断插线板电源，最后离开的员工应关灯、锁门。

第七十五条 会议室的使用管理

（一）基金会会议室是召开会议、组织活动和接待客人的场所，未经允许不得擅自使用；

（二）会议室由办公室统一管理，负责使用登记与调度、设备维护等相关事宜，未经办公室允许，任何部门和个人不得擅自使用会议室、不得擅自挪用会议室多媒体设备和桌椅等物品；

（三）会议室申请实行提前预约制度，相关人员（部门）使用会议室，需事先在办公系统预约，原则上按照“先约先得”原则，如部门会议与基金会重要会议时间冲突，需服从办公室统一安排。

（四）各部门召开需基金会领导参加的洽谈会议、捐赠仪式等，需提前2个工作日将会议信息告知办公室，包括会议时间、地点、参会人员、会议主题、主要议程等信息，由办公室协助安排。

（五）会议室使用人应爱护会议室设施，并保持会议室清洁。会议期间，要爱惜会议室的设备及物品。会议结束后，会议申请人应进行必要的检查，关闭会议室内各种电器设备，关好门窗，对会议室进行检查整理，并报办公室。如有损坏照价赔偿，经劝说后，仍未自觉遵守各项规定，将停止其部门继续使用会议室。

第九章 附则

第七十六条 本制度经2025年7月23日基金会四届三次理事会表决通过，由基金会办公室负责解释。

第七十七条 本制度自发布之日起执行。

附件2

中华思源工程基金会公务接待审批表